ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS)

Group Decision Support Systems: GDSS

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS)

บทนำ

เหตุการณ์มากมายที่เกิดขึ้นกับองค์กร จำเป็นต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม ในอดีตจะต้องนัดประชุม ซึ่งนับได้ว่าสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่าย จึงมีความพยายามที่จะปรับปรุงรูปแบบการประชุมร่วมกันเสียใหม่ โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ และระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS) ก็เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้แก้ปัญหา

1. ความหมายของ GDSS

Huber (1984) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง การผสมผสานการใช้งานระหว่าง ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ภาษา และกระบวนการเพื่อสนับสนุน การประชุมของกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง

DeSanctis, Gallupe (1987) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง ระบบที่มีการปฏิสัมพันธ์ด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กลุ่มคนในเรื่องการตัดสินใจแก้ปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นองค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบด้วย ซอฟต์แวร์ ฮารด์แวร์ ผู้ใช้ และกระบวนการที่ใช้สนับสนุนการดำเนินการประชุม จนสามารถทำให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี

2. ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

1. เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และสร้างขึ้นโดยเฉพาะ

2. ออกแบบขึ้นมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจขององค์ประชุม

3. ง่ายต่อการเรียนรู้ และใช้งานได้สะดวก และให้ความหลากหลายกับผู้ใช้ในแต่ละระดับ

4. มีกลไกที่ให้ผลในเรื่องของการปรับปรุงจุดบกพร่องที่เกิดจากพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม เช่น การทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจในความหมายต่าง ๆ ตรงกัน

5. ต้องออกแบบให้ระบบสามารถกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น กระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ แนวความคิดที่แตกต่าง และ การมีอิสระทางความคิด เป็นต้น

3. องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

- ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

- ซอฟต์แวร์ (Software)

- ผู้ใช้ (User)

- กระบวนการ (Procedure)

4. ระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มบุคคลในการตัดสินใจ (Group Decision Support Systems-GDSS)

          GDSS เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งของ DSS ซึ่งมีลักษณะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่มีลักษณะโต้ตอบได้ (interactive) ในการสนับสนุนงานแก้ไขปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง สำหรับผู้ตัดสินใจที่ทำงานกันเป็นกลุ่ม (De Santi & Gallespe, 1987) เป้าหมายของ GDSS คือการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุมและการตัดสินใจ หรือทั้งสองอย่าง โดยการช่วยสนับสนุนการแลกเปลี่ยน ความคิดเห็นภายในกลุ่ม ช่วยกระตุ้นความคิด ระดมความคิด และการแก้ปัญหาความขัดแย้ง

5. ประเภทของ GDSS

GDSS มีหลายประเภท การนำไปใช้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์การ ที่อยู่ของผู้ตัดสินใจ และชนิดของการตัดสินใจ ในที่นี้แบ่งเป็น 4 ประเภท (Stair & Reynolds, 1999)

1) แบบห้องการตัดสินใจ (Decision room) ห้องการตัดสินใจจะเหมาะสมกับสถานการณ์ที่ผู้ตัดสินใจอยู่ในห้องเดียวกัน หรืออยู่ในบริเวณเดี่ยวกัน และจัดให้คนเหล่านี้มาอยู่รวมกันในห้องเดียวกัน โดยห้องจะมีลักษณะเป็นห้องประชุมซึ่งมีเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจ เช่น จอภาพใหญ่ที่ใช้แสดงสารสนเทศต่างๆ และมีเครื่องคอมพิวเตอร์ประจำที่นั่งของผู้เข้าร่วม ประชุมโดยโต๊ะอาจทำเป็นรูปตัวยู (U-shaped)

2) การตัดสินใจโดยใช้เครือข่ายวงแลน (Local Area Decision Network) เครือข่ายการตัดสินใจแบบนี้ใช้เมื่อกลุ่มผู้ตัดสินใจอาศัยอยู่ในกลุ่มเดียวกัน หรือบริเวณใกล้เคียงกัน และต้องทำการตัดสินใจบ่อยๆ ส่วนประกอบเหมือนแบบแรก แต่จะมีกล้องวีดีโอเพื่อจะถ่ายภาพการอภิปรายของห้องหนึ่งและถ่ายทอดไปยังอีกห้องหนึ่ง รวมทั้งมีเครือข่าย ในการเชื่อมโยงข้อมูลกันโดยอาจใช้วงแลน (Local Area Network) ถ้าห้องไม่อยู่ห่างไกลกันมาก เพื่อที่จะทำให้ผู้ตัดสินใจในแต่ละห้องสามารถใช้สารสนเทศพร้อมๆ กันได้

3) การประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นการจัดประชุมทางไกล ในกรณีที่ไม่ได้มีการตัดสินใจบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ไกลกัน การประชุมจะมีการเชื่อมโยง กับห้องการตัดสินใจแบบ GDSS หลายห้องซึ่งอาจจะ อยู่คนละประเทศหรือคนละมุมโลกก็ได้ วิธีการแบบนี้ค่อนข้างมีความยืดหยุ่นสูง

4) เครือข่ายการตัดสินใจ WAN (Wide Area Decision Network) เป็นเครือข่ายการตัดสินใจในกรณีที่การตัดสินใจเกิดขึ้นบ่อยครั้ง และผู้ตัดสินใจอยู่ห่างไกลสถานการณ์ดังกล่าวจึงทำให้มีการใช้ GDSS โดยเชื่อมโยงกับเครือข่ายแบบ WAN

6. การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision)

          การตัดสินใจแบบกลุ่มมีข้อดี คือ ทำให้สามารถเข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน และช่วยกันระดมความคิดที่จะแก้ไขปัญหานั้น โดยการสร้างทางเลือกในการแก้ไขปัญหาขึ้นมาจากกลุ่มบุคคลเหล่านั้น ทำให้สามารถลดปัญหาการต่อต้านจากบุคคลที่ไม่เห็นด้วยได้

          ข้อเสีย การตัดสินใจเป็นกลุ่มจะใช้เวลานานกว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว เนื่องจาก ต้องมีการร่วมแสดงความคิดเห็นสำหรับการตัดสินใจในแต่ละบุคคลอธิบายถึงข้อโต้แย้งที่เกิดขึ้น

          สรุปข้อเสียของการตัดสินใจแบบกลุ่มได้ ดังนี้

ไม่สามารถสร้างความเข้าใจในเป้าหมายของการแก้ปัญหาได้อย่างสมบูรณ์

สารสนเทศที่ใช้ประกอบการตัดสินใจมีน้อย เนื่องจากต้องรีบหาข้อสรุป

ทีมงานบางคนอาจบิดเบือนสารสนเทศที่รวบรวมมาได้

การตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม เป็นรูปแบบการพิจารณาที่มีกระบวนการและขั้นตอนมาก จนส่งผลทำให้การพิจารณานั้นใช้เวลาค่อนข้างยาวนานกว่าการตัดสินใจด้วยคน ๆ เดียว

การดำเนินการประชุมจะต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว

7. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support System: GDSS)

ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม นั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจเป็นกลุ่ม และการตัดสินใจเป็นกลุ่มนั้นมีความซับซ้อนมากกว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มจึงต้องประกอบไปด้วยเครื่องมือชนิดอื่น ๆ อีกมากมายที่จะอำนวยความสะดวกให้ผู้ร่วมตัดสินใจได้ เพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ และใช้ข้อมูลร่วมกันได้

Huber (1984)   หมายถึง การผสมผสานการใช้งานระหว่างซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ภาษา และกระบวนการเพื่อสนับสนุนการประชุมของกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจต่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง

          DeSanctis, Gallupe (1987) หมายถึง ระบบที่มีการปฏิสัมพันธ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กลุ่มคนในเรื่องของการตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นองค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบไปด้วยซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ผู้ใช้ และกระบวนการที่ใช้สนับสนุนการดำเนินการประชุม จนสามารถทำให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี

ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

1.  เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบขึ้นโดยเฉพาะ ซึ่งไม่ใช่การนำองค์ประกอบต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้ว มาประยุกต์ใช้แต่จะต้องสร้างขึ้นมาใหม่จึงจะเรียกว่าเป็นระบบ GDSS

2.  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม ถูกออกแบบมาโดยมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจขององค์ประชุม

3.  ถูกออกแบบมาเพียงเพื่อต้องการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือแก้ไขปัญหาทั่วไปก็ได้

4.  จะต้องง่ายต่อการเรียนรู้ และใช้งานได้อย่างสะดวก

5. มีกลไกที่ให้ผลในเรื่องของการปรับปรุงจุดบกพร่องที่เกิดจากพฤติกรรมของ
    ผู้เข้าร่วมการประชุม

6. จะต้องออกแบบให้มีความสามารถในการกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น กระตุ้น
     ให้เกิดความคิดสร้างสรรค์

องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

-  ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

          1. เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคน ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นเครื่องลูก
    ข่าย (Client)

          2. เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง 1 เครื่อง ซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องแม่ข่าย (Server)

          3. ห้องประชุมที่ภายในห้องจะติดตั้งเครื่องมือ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ

          4. อุปกรณ์เชื่อมต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีการทำงานกันเป็นระบบเครือข่าย

-  ซอฟต์แวร์ (Software)

          โปรแกรมต่าง ๆ ที่ทำหน้าที่สนับสนุนการทำงานส่วนบุคคล กลุ่ม กระบวนการทำงาน และสามารถทำหน้าที่เฉพาะด้าน

          1. มีความสามารถในการสรุปข้อคิดเห็น และการลงคะแนนของสมาชิกในกลุ่มได้ทั้งใน
    รูปของตัวเลขและกราฟิก

          2. มีความสามารถในการคำนวณแนวโน้มของความเป็นไปได้แต่ละทางเลือก

          3. มีความสามารถในการส่งผ่านข้อความ และข้อมูลระหว่างสมาชิกในกลุ่มได้ รวมถึง
    การอำนวยความสะดวกในการค้นหา และเรียกข้อมูลออกมาใช้ได้ด้วย

-  ผู้ใช้ (User)
          หมายถึง ผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมด รวมถึงผู้ประสานงานหรือผู้ดำเนินการประชุมด้วย

-  กระบวนการ (Procedure)
          ซึ่งจะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างเป็นระบบระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอน ทั้งนี้เพื่อต้องการควบคุมให้สถานการณ์การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

8. ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware

          Groupware หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ ที่สนับสนุนการทำงานกลุ่ม คอยจัดเตรียมเครื่องมืออำนวยความสะดวกในระหว่างการทำงานของกลุ่ม

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS) มีความเกี่ยวข้องกับ “DSS” และ “Groupware”  กล่าวคือ GDSS เป็น DSS ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มไม่ใช่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้ใช้เพียงคนเดียว และเป็นที่ทราบกันดีแล้วว่า GDSS เป็นประเภทหนึ่งของ DSS ดังนั้น GDSS จึงเป็นสับเซ็ท (Subset) ของ DSS

9. เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม

ในบางครั้งก็ต้องขึ้นอยู่กับสถานที่ที่สมาชิกในกลุ่มอยู่ในวันที่จะต้องประชุม ต้องขึ้นอยู่กับเวลา (Time) และสถานที่ (Place) ซึ่งเทคโนโลยีส่วนใหญ่ก็จะเกี่ยวข้องกับการเอื้ออำนวยต่อการส่งผ่านข้อมูลและสารสนเทศระหว่างสมาชิกในกลุ่ม

          ได้มีการจัดทำตารางเมตริกซ์ 2 มิติ มิติที่ 1 แนวตั้ง (Column) แทนเวลา แบ่งเป็นเวลาเดียวกัน และต่างเวลากัน และมิติที่ 2 แนวนอน (Row) แทนสถานที่ แบ่งเป็นสถานที่เดียวกัน และต่างสถานที่กัน

1.       Same Time/Same Place เวลาและสถานที่เดยวกัน หมายถึง การที่สมาชิกในกลุ่มได้มีการพบปะเพื่อทำงานร่วมกันในสถานที่เดียวกัน และในเวลาเดียวกัน ซึ่งลักษณะดังกล่าวนี้ไม่จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีที่ทันสมัยใด ๆ เนื่องจากเป็นลักษณะการประชุมแบบดั้งเดิม

2.       Same Time/Different Place เวลาเดียวกันแต่ต่างสถานที่กัน หมายถึง การที่สมาชิกอยู่ต่างสถานที่กันแต่จะต้องติดต่อสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันในเวลาเดียวกัน ในกรณีนี้อาจจำเป็นต้องเลือกใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถติดต่อสื่อสารกันได้

3.       Different Time/Same Place ต่างเวลาแต่สถานที่เดียวกัน หมายถึง การทำงานเป็นกะนั่นเอง สมาชิกในกลุ่มหนึ่งทำงานในกะหนึ่ง จากนั้นจะฝากข้อมูลบางอย่างไว้เพื่อให้สมาชิกอีกกลุ่มมาดำเนินงานต่อไป ในกรณีนี้ต้องอาศัยเทคโนโลยีที่สามารถจดจำหรือจัดเก็บข้อมูลการทำงานก่อนหน้าไว้ได้

4.       Different Time/Different Place ต่างเวลาและสถานที่กัน หมายถึง สมาชิกในกลุ่มอยู่ต่างสถานที่กันและการแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศนั้นก็ต่างเวลากันด้วย ในกรณีนี้จะเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ มีตารางงานที่ไม่ตรงกัน ซึ่งต้องอาศัยเทคโนโลยีที่สามารถสนับสนุนการรับส่งข้อมูลได้

Electronic Meeting System

ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่มในลักษณะของการประชุมทั้งที่เป็นการประชุมทางไกลหรือประชุมในเวลาและสถานที่เดียวกัน โดยต้องประกอบไปด้วยเครื่องมือที่เป็นทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่สมาชิกผู้ร่วมประชุมอยู่ในเวลาและสถานที่เดียวกัน จำเป็นต้อง

ประกอบไปด้วย

1.       ห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ หรือห้องตัดสินใจ (Electronic Room/Decision Room) ก็สามารถจัด

ได้ว่าเป็น “ห้องสำหรับการตัดสินใจเป็นกลุ่ม” ได้ ภายในห้องจะมีการติดตั้งอุปกรณ์ทั่วไป และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่จะประกอบกันขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมให้ได้มากที่สุด

2. ซอฟต์แวร์สนับสนุนการประชุม ควรจะช่วยให้ผู้ประชุมสามารถวางแผนงาน แสดงหัวข้อการประชุม บันทึกการประชุม แสดงตารางปฏิทินนัดหมาย ใช้ไฟล์ข้อมูลร่วมกันได้ ในระหว่างการประชุมซอฟต์แวร์ควรช่วยให้ผู้ประชุมสามารถจัดการกับข้อคิดเห็นของตนเองได้

          3. อุปกรณ์ทั่วไป และฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ที่จะทำหน้าที่เป็นเครื่องลูกข่ายและเครื่องแม่ข่าย อุปกรณ์เชื่อมต่อระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้หรือสามารถเชื่อมโยงกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ และสามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงจากสมาชิกที่ร่วมประชุมแต่อยู่ต่างสถานที่กันมาแสดงบนจอภาพส่วนกลางได้

การใช้ระบบสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม หรือระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มในการประชุมอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดการประชุมได้ 3 รูปแบบ                 

Chauffeured รูปแบบนี้ในการประชุม จะมีบุคคลเพียงคนเดียวที่เป็นผู้ใช้และควบคุมการใช้งานซอฟต์แวร์ บุคคลดังกล่าวจะเรียกว่า “Chauffer” (โชเฟอร์) โดยจะทำการเชื่อมต่อเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่ายของสมาชิกคนอื่น ๆ สมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะไม่สามารถจัดการหรือใช้งานซอฟต์แวร์และระบบคอมพิวเตอร์ได้เนื่องจากจะต้องถูกควบคุมการใช้งานโดย Chauffer การแสดงความคิดเห็นหรือการโต้แย้งใด ๆ จะใช้การพูด จากนั้น Chauffer จะบันทึกและแสดงผลความคิดเห็นบนจอภาพของสมาชิกทุกคนเหมือนกัน เสมือนเป็นจอภาพกลาง ในระหว่างการประชุม Chauffer จะเป็นผู้จัดการวาระการประชุมและบันทึกการประชุมดังแสดงในจอภาพกลาง

          Support Style ลักษณะนี้จะคล้ายกับ Chaufeured Style แต่จะต่างกันตรงที่ในแบบ Support สมาชิกทุกคนสามารถใช้งานซอฟต์แวร์ของระบบประชุมได้อย่างอิสระ สามารถบันทึกการประชุมเป็นส่วนตัวได้สามารถจัดการกับหน่วยความจำของเครื่องได้ การประชุมในลักษณะนี้การแสดงความคิดเห็นจะมีลักษณะผสมผสานทั้งแบบการพูดและการพิมพ์ข้อคิดเห็นในระบบคอมพิวเตอร์

          Interactive Style สมาชิกทุกคนสามารถใช้ซอฟต์แวร์และระบบคอมพิวเตอร์ได้อย่างเต็มความสามารถและอย่างอิสระ สามารถบันทึกการประชุมของตนเองได้ สามารถจัดการแสดงความคิดเห็นให้ปรากฎบนจอภาพกลางโดยไม่ระบุชื่อของความคิดเห็นนั้นได้ สมาชิกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถดึงจอภาพกลางมาแสดงที่จอภาพของตนเองได้

          สำหรับองค์กรที่มีการใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มหรือ GDSS ควบคู่ไปกับ Groupware ในลักษณะการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว องค์กรจะต้องพิจารณาถึงสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมการตัดสินใจแบบกลุ่มทั้งในแง่ของเวลาและสถานที่

Electronic Mail and Messaging System

          เป็นระบบที่ใช้เพื่อการส่งข้อความและจดหมายแบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากสมาชิกสามารถฝากข้อความหรือจดหมายไว้ในตู้จดหมายของสมาชิกอีกคนหนึ่งได้ Groupware ลักษณะนี้จะถูกเลือกใช้เมื่อสมาชิกในกลุ่มต้องทำงานต่างสถานที่และเวลากัน ไม่สามารถโต้ตอบกันได้แบบตัวต่อตัวหรือเห็นหน้ากัน

Group Calendaring and Scheduling

          เป็นระบบปฏิทินแสดงเวลานัดหมายแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการทำงานแบบกลุ่ม ที่อาศัยซอฟต์แวร์ที่สามารถจัดการตารางนัดหมายและแสดงปฏิทินเวลาได้ สมาชิกในกลุ่มจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ชนิดเดียดกันจึงจะสามารถเรียกดูปฏิทินตารางเวลานัดหมายของสมาชิกคนอื่น ๆ ได้พร้อมกัน โดยที่ไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์เพื่อสอบถามวันและเวลาที่ว่างของสมาชิกนั้น ๆ เลย

Workflow System

          เป็นระบบที่ใช้ติดตามความเคลื่อนไหวหรือความก้าวหน้าของงานในแต่ละขั้นตอน ระบบดังกล่าวนี้ต้องอาศัยซอฟต์แวร์คอยจัดการ เหมาะสำหรับหัวหน้าโครงการที่จะคอยตรวจสอบความคืบหน้าของงานว่าดำเนินการไปได้มากน้อยเพียงใดมีการล่าช้าที่ขั้นตอนใด ระบบ Workflow จะช่วยให้หัวหน้ากลุ่มหรือหัวหน้าโครงการสามารถจัดการการทำงานในแต่ละขั้นตอนได้รวดเร็วมากขึ้น สมาชิกในกลุ่มสามารถส่งเอกสารรายงานประจำสัปดาห์ได้แบบอิเล็กทรอนิกส์

10. การพัฒนาและความสำเร็จของ GDSS

1.       ระบบ GDSS จะต้องการตัดสินใจเลือกที่จะสร้างห้องประชุมใหม่ หรือจะใช้ห้องปฏิบัติการ

คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เดิม หรือจะขอเช่าสถานที่จากที่อื่น ๆ

2.       การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่จะนำมาติดตั้งลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วมประชุม

3.       การพัฒนากระบวนการดำเนินการประชุมที่เหมาะสมกับหัวข้อการประชุมนั้น ๆ

4.       การฝึกอบรมบุคลากรให้ทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในที่ประชุม (Facilitator Training)

5.       การจัดวางทุกอย่างที่กล่าวมา ให้มีความลงตัวมากที่สุด

ปัจจัยสู่ความสำเร็จของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

          ขอยกประสบการณ์การดำเนินงานด้านการวางระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบของกลุ่มบริษัท IBM ซึ่งได้พบข้อบ่งชี้ถึงความสำเร็จในการสร้างระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มซึ่งต้องเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่าง ๆ มากมาย ดังต่อไปนี้

1.       จะต้องพิจารณาถึงตัวองค์กรที่เป็นผู้ว่าจ้างให้พัฒนาระบบ GDSS ขึ้น

2.       พิจารณาว่าผู้บริหารคนใดที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้สนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้พัฒนา

ระบบ เพื่อจะได้ติดต่อกับผู้บริหารคนนั้นได้ทันที

3.       พิจาณาถึงความรู้สึกสะดวกสบายของผู้เข้าร่วมการประชุมในกรณีที่ต้องนั่งประชุมกันเป็น

เวลานาน ๆ

4.       พิจารณาเงินที่ลงทุนไป กับประโยชน์ที่ได้รับกลับมาว่าคุ้มค่ากันหรือไม่ อย่างไร

5.       พิจารณาถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้ในห้องตัดสินใจ

6.       ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในระบบ GDSS จะต้องมีส่วน Interface ที่น่าสนใจ ดึงดูดให้ผู้ใช้รู้สึกดี

ในขณะใช้งาน

7.       ระบบ GDSS ต้องมีความสามารถที่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม เสนอข้อคิดเห็นต่าง ๆ ได้โดยไม่

ต้องระบุนาม

8.       สามารถกำหนดให้ระบบ GDSS เลือกที่จะสนับสนุนการประชุมได้หลากหลายประเด็น

ปัจจัยอื่น ๆ ที่เป็นตัวกำหนดความสำเร็จในการสร้างระบบ GDSS

ปัจจัยที่เกี่ยวกับการออกแบบ (Design)

-   พิจารณาให้มีการส่งเสริมการตัดสินใจอย่างไม่มีโครงสร้างได้
-   สามารถออกความคิดเห็น หรือลงคะแนนเสียงได้โดยไม่ต้องออกนาม
-   สามารถจัดการผลกระทบที่เกิดจากการร่วมประชุมโดยบุคคลหลายระดับ
    ตั้งแต่ระบบผู้บริหารระดับสูงลงไปจนถึงผู้บริหารระดับล่าง
-   ให้ระบบสามารถใช้ได้โดยง่าย

ปัจจัยที่เกี่ยวกับการนำระบบไปใช้ (Implementation)

-   จัดเตรียมการฝึกอบรมวิธีใช้ให้ครอบคลุมระบบ GDSS อย่างทั่วถึง

 -   ต้องเป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อการทำงานของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น

 -   จัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมอย่างครบครัน

 -   สามารถทดลองควบคุมระบบ GDSS ได้ เพื่อความแน่ใจในประสิทธิภาพการ
      ทำงานจริงเมื่อถึงเวลาประชุม

ปัจจัยที่เกี่ยวกับการจัดการระบบ (Management)

-   ผู้ใช้ต้องสามารถมั่นใจในประสิทธิภาพการทำงานของระบบได้ กล่าวคือ
      ระบบจะต้องทำงานได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด

-   ต้องจัดการปรับปรุงให้ระบบมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอยู่เสมอ โดยนำ Feedback
      ที่ได้จากการประชุมที่ผ่านมาในแต่ละครั้ง มาปรับปรุงวิธีการใหม่ ๆ อยู่เสมอ

-   ทีมงานที่ดูแลระบบ GDSS ขององค์กรจะต้องหมั่นตรวจสอบความทันสมัย
      ของเทคโนโลยีให้เข้ากับยุคสมัยอยู่เสมอ

11. ประโยชน์ของการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision)

ในบางครั้งการตัดสินใจดำเนินการบางอย่างในองค์กรขนาดใหญ่ อาจไม่สามารถกระทำได้เพียงบุคคล คนเดียว ซึ่งต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มของผู้บริหาร หรือผู้ปฏิบัติงาน

ดังนั้น ประโยชน์ของระบบ GDSS มีดังนี้

1. สนับสนุนการประมวลผลแบบคู่ขนาน

2. การประชุมร่วมของสมาชิกกลุ่มและการทำงานร่วมกัน

3. เพิ่มศักยภาพของการแสดงความคิดเห็น

4. อนุญาตให้กลุ่มสามารถใช้เทคนิคการแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้าง

5. ง่ายในการเข้าถึงข้อมูลจากภายนอก

6. การติดต่อสื่อสารไม่ต้องเป็นแบบตามลำดับ

7. ให้ผลลัพธ์จากการออกเสียง

8. สามารถวางแผนล่วงหน้าในการประชุมกลุ่มได้

9. ผู้เข้าประชุมสามารถปฎิสัมพันธ์กันได้ทันที

10. สามารถเก็บข้อมูลในการประชุมไว้ในการพิจารณาหรือวิเคราะห์ครั้งต่อไปได้

อ้างอิง

ANGKANA. Group Decision Support Systems: GDSS. สืบค้นเมื่อวันที่ 25 มกราคม 2560, จาก

https://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjjh4virNzRAhVKQ48KHRF5Cg0QFggqMAM&url=http%3A%2F%2Fwww.stjohn.ac.th%2Fengineer%2Finformation%2520technology%2Ffile%2FDownload%2Fchapter6.ppt&usg=AFQjCNHGhHCem9R1mrRp2-6UaINPqPpghg

nutthayawatee muanmanus. (2550). Group Decision Support Systems: GDSS. สืบค้นเมื่อวันที่

           25 มกราคม 2560, จาก http://nutthayawatee.blogspot.com/2007/12/group-decision- 

           Support-systems-gdss.html

มหาวิทยาลัยนอร์ท – เชียงใหม่. ระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มบุคคลในการตัดสินใจ (Group Decision

Support Systems-GDSS). สืบค้นเมื่อวันที่ 25 มกราคม 2560,

จากhttp://elearning.northcm.ac.th/mis/content.asp?ContentID=73&LessonID=9